Akt notarialny jest poświadczeniem urzędowym zaświadczającym dokonanie jakiejś czynności prawnej, a dokładniej mówiąc jedna z jej szczególnych form. Wszystkie czynności jakie muszą być uwierzytelnione przy pomocy aktu notarialnego wymienia ustawa. Pozostałe z kolei ustalają pomiędzy sobą strony zainteresowane. Okoliczności w jakich musi dojść do sporządzenia aktu notarialnego to m. in przeniesienie prawa własności nieruchomości. Niedotrzymanie ustaleń zawartych w akcie w momencie, kiedy obliguje do tego prawo bądź tak ustaliły strony, skutkuje nieważnością czynności prawnej. Zgodnie z przepisami tryb postępowania i sporządzania aktów notarialnych reguluje ustawa Prawo o notariacie, a dokładniej mówiąc art. 91 – 95. Jak wygląda akt notarialny? Kto go może sporządzić?
Akt notarialny – co to jest i kto może go przygotować?
Akt notarialny jest oficjalnym zaświadczeniem, którego forma jest szczegółowo sprecyzowana przez polskie przepisy. Potwierdza on wykonanie określonych czynności. Może to być sprzedaż nieruchomości, lub umowa spółki z ograniczoną odpowiedzialnością. Niektóre czynności prawne powinny być poświadczone u notariusza, inne z kolei mogą, ale nie muszą chyba, że zainteresowani mają takie życzenie. Kto może przygotować taki akt? Zdecydowanie najczęściej dokument przygotowywany jest przez notariusza. Kancelarie notarialne można znaleźć we wszystkich dużych miastach jak Warszawa, Trójmiasto czy Szczecin, ale również niewielkich miejscowościach. Bez aktu notarialnego nie da się kupić ani sprzedać żadnej nieruchomości. W określonych przypadkach sporządzenia aktu może dokonać zastępca notariusza, lub aplikant notarialny. Okazjonalnie z upoważnienia Ministra Sprawiedliwości, które udzielane jest na wniosek Ministra Spraw Zagranicznych akt notarialny może przygotować polski konsul.
Z jakich elementów składa się akt notarialny
To, jak musi wyglądać akt notarialny i jak go przetrzymywać reguluje ustawa Prawo o notariacie. Istotne jest, aby napisany był on w języku polskim. Co więcej musi on zawierać następujące elementy:
- data – dokładna data sporządzenia dokumentu, czyli dzień, miesiąc i rok. Czasami na specjalne życzenie stron dopisuje się również godzinę podpisania aktu,
- miejsce – miejscowość, gdzie podpisano akt,
- dane notariusza – w akcie muszą znajdować się takie informacje jak imię, nazwisko oraz adres siedziby kancelarii notarialnej,
- dane zainteresowanych stron – dokument powinien posiadać imiona, nazwiska, miejsce zamieszkania, imiona rodziców, PESEL czasami numer NIP,
- oświadczenia stron – czyli główna treść dokumentu, z zaznaczeniem, że w sytuacjach spornych powołują się oni na dokumenty okazane przy podpisywaniu aktu,
- nadzwyczajne okoliczności – na wniosek stron w akcie można zawrzeć wyjątkowe okoliczności, jakie wystąpiły przy podpisywaniu dokumentu,
- potwierdzenie odczytania – na samym końcu dokumentu umieszcza się klauzulę, że akt został przeczytany oraz podpisany w obecności obydwu stron,
- podpisy – niewątpliwie tak istotny dokument, jakim jest akt notarialny nie będzie ważny bez złożenia podpisów obydwu stron, a także notariusza.
Jakie okoliczności wymagają sporządzenia aktu notarialnego?
Czynności wymienione przez polskie prawo, które koniecznie muszą być potwierdzone przy użyciu aktu notarialnego to przede wszystkim:
- umowy przeniesienia własności nieruchomości – w tym kupna – sprzedaży, darowizny, umowy przedwstępne,
- umowy, przenoszące prawo użytkowanie wieczystego,
- umowa zbycia prawa spółdzielczego własnościowego prawa do lokalu,
- umowy o podziałach spadku, jeśli zawarta jest w nim nieruchomość,
- umowa spółki partnerskiej,
- umowa spółki komandytowo – akcyjnej,
- umowa spółki komandytowej,
- umowa spółki z o.o..
Pozostałe czynności także mogą być przypieczętowane aktem notarialnym, zależy to jedynie od woli stron. Nie ma natomiast takiego obowiązku prawnego.
Jak odbywa się sporządzenie aktu notarialnego?
Notariusz odpowiada za przejrzyste i czytelne napisanie aktu. Istotnym momentem zawarcia umowy przy pomocy aktu notarialnego, jest odczytanie go przez notariusza w obecności osób zainteresowanych. Aby akt nabył moc prawną notariusz musi się upewnić, że strony zainteresowane rozumieją treść dokumentu. Jeżeli jest taka wola stron, notariusz odczytuje również wszystkie załączniki. Po zaakceptowaniu treści umowy, strony zainteresowane z notariuszem składają swoje podpisy. Wtedy dokument nabiera mocy prawnej.
Kto i gdzie przechowuje akt notarialny?
Zgodnie z polskim prawem notariusz ma obowiązek przechowywać oryginał aktu przez 10 lat. Po upływie tego czasu przekazywane są one do archiwum ksiąg wieczystych sądu rejonowego. W tym przypadku obowiązuje rejonizacja i zależne jest to od siedziby kancelarii, w której był podpisany akt. Oczywiście obydwie strony otrzymują odpisy aktów.
Oczywiście za sporządzenie aktu notarialnego obowiązują opłaty. Zależne jest to od tego, czego dotyczy akt. Generalnie koszt sporządzenia tego dokumentu normują przepisy Ministra Sprawiedliwości zawierające maksymalne stawki taksy notarialnej.